In dieser verantwortungsvollen Position unterstützt Du einen Gruppengeschäftsführer in allen organisatorischen, administrativen und inhaltlichen Belangen. Du agierst als zentrale Schnittstelle zu internen Fachbereichen sowie zu Tochter- und Beteiligungsgesellschaften im In- und Ausland. Du arbeitest eng mit den Bereichen Finanzen, Controlling und Administration zusammen und trägst maßgeblich zur strukturierten und effizienten Organisation der Gruppengeschäftsführung bei.
- Eigenverantwortliche Organisation des Büros, inklusive Terminmanagement sowie Vor- und Nachbereitung von Dienstreisen
- Selbstständige Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
- Inhaltliche Vorbereitung von Sitzungen, einschließlich Materialrecherche, Erstellung von Präsentationen und Entscheidungsunterlagen
- Organisation, Vor- und Nachbereitung von Gremiensitzungen (Aufsichtsrat, Gesellschafterversammlungen, Beiräte) der Konzern-, Tochter- und Beteiligungsgesellschaften – inklusive Pflege der eingesetzten Datenportale
- Erstellung und Nachverfolgung von Protokollen, Vollmachten sowie Abwicklung von Sitzungsgeldern
- Vorbereitung notarieller Vorgänge und Unterstützung bei gesellschaftsrechtlichen Themen
- Mitwirkung bei der Vorbereitung von Jahresabschlüssen und Prüfungsunterlagen für Tochter- und Konzerngesellschaften
- Aufbereitung von Unterlagen für nationale und internationale Projekte der EUROGATE Gruppe
- Pflege und Verwaltung konzernweiter Dokumente und Regelwerke, z. B. Organisationsanweisungen, Unterschriftsbefugnisse und Richtlinien
- Vertretung anderer Assistenzen der Gruppengeschäftsführung bei Abwesenheiten